Опоздание, отлучка с рабочего места свыше 4-х часов без разрешения/уведомления вышестоящего начальства попадают под определение «нарушение трудовой дисциплины». За деяние предусмотрено наказание, которое фиксируется в специальном документе – акте.
Содержание статьи
В чем особенность составления?
Это официальный документ, в котором отражается отсутствие члена трудового коллектива без уважительной причины. Составляется в свободной форме.
Перед составлением документа нужно выяснить причину неявки. Возможно, у подчиненного не было времени связаться с начальством. Например, попал в автокатастрофу, ликвидировал последствия коммунальной аварии, вызывал службы экстренного реагирования (полицию, скорую, пожарную, аварийную газовую службу).
В качестве обоснований своего невыхода сотрудник пишет объяснительную, а также использует дополнительные сведения: справку из больницы, заключение служащего ТСЖ о потопе и т.д. На основании этого руководитель принимает решение не применять карательные меры в отношении «прогульщика», т.к. нарушения на самом деле не было (ст. 193 ТК РФ).
Скачать пустой бланк акта о невыходе на работу в формате.doc
Вам поможет: Скачать образец акта о невыходе на работу в формате.doc
Кто составляет?
Право составления документа принадлежит сотруднику предприятия, на кого возложены данные обязанности по должностной инструкции в конкретной организации. Им может быть секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер, юрисконсульт, бухгалтер, персонал кадрового отдела или сам руководитель.
Что должен предпринять руководитель?
Законом не предусмотрено четкого плана действий. Каждая компания самостоятельно выбирает способ работы с прогульщиком.
Нарушение трудового распорядка, связанное с неявкой или отсутствием работника на службе, должно оформляться правильно. Юридическую силу имеют официальные бумаги, оформленные в письменном виде. Особенно касается тех случаев, если дело доходит до судебных разбирательств.
Любая фирма или ИП по действующему трудовому законодательству ведет кадровую отчетность в установленной форме. Если зафиксирован факт неявки в начале рабочего дня или отсутствия гражданина в течение рабочей смены свыше 4-х часов, в документе (табеле) в строке с данными сотрудника-нарушителя ставится код «НН» (неявка по неясным причинам).
Целесообразно отметку сначала написать карандашом, т.к. неизвестно, что произошло с работником, и где он находится. Если в отведенный срок он предоставит информацию, подтверждающую свою невиновность, правки будет внести проще. Достаточно стереть неверный код и заполнить нужными данными.
Члену коллектива, отсутствующему на работе без видимых причин в течение нескольких дней, отправляются заказные письма по месту регистрации или адресу фактического пребывания.
Сроки составления документа
Соблюдение временных рамок – важное условие грамотного оформления документации.
Подчиненный не позже 2-х рабочих дней с момента неявки на службу обязан положить на стол начальника письменное доказательство своего поступка, подкрепленное справками, протоколами, заключениями различных органов власти.
Работодателю дается 30 суток с момента обнаружения проступка. В противном случае истечет срок давности. Исключение – болезнь, продление отпуска физического лица. Желательно начать действовать в день прогула.
Можно ли оспорить акт о прогуле?
При несогласии с решением комиссии физическое лицо в установленном порядке может обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию по месту жительства, суд или прокуратуру. Обжалование происходит на основании заявления истца и документов, подтверждающих неявку на работу по уважительным основаниям.
Например, гражданин С.С. заболел во время отпуска, предупредив об этом начальство. Но не успел предоставить официальное подтверждение по причине нахождения в другом регионе. Больничный был 5 дней. Следовательно, на такое же количество суток ему должны были продлить отпуск. Гражданин вышел на службу по истечении этого времени, т.е. на 5 дней позже, однако был уволен по статье за прогул. Ему пришлось обращаться в суд с иском о признании действий нанимателя неправомерными и просьбой восстановления в должности. Иск был удовлетворен, т.к. судья не увидел в деянии вину гражданина С.С.
Зачем нужен документ?
Если гражданин не появился за своим рабочим местом в начале смены, и до него невозможно дозвониться, следует зафиксировать данный факт в письменном виде. В последующем, если вина гражданина будет доказана, данный документ может послужить основанием для составления официальной бумаги о прогуле с выбором метода наказания: предупреждения, штрафа или увольнения.
Кто подписывает документ?
Составленный документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями и нормами Трудового права.
Обязательное условие – создание комиссии, состоящей из 3-х человек. В нее могут входить все члены коллектива независимо от должности. После ознакомления с документом коллеги ставят свою подпись о согласии с изложенными в нем фактами. Прогульщик также обязан завизировать бумагу. В случае отказа члены комиссии отражают это в документе. Причем несогласие сотрудника не является основанием для приостановки разбирательств.
Поэтапная инструкция по заполнению
Документ о невыходе на службу составляется в 2-х экземплярах. Один выдают нарушителю под расписку, другой – остается в отделе кадров или бухгалтерии.
Этапы заполнения документа:
- В верхней части по центру пишется название организации
- Ниже в левом углу пишется город/населенный пункт, в правом – дата
- Посередине листа в центре находится заголовок – акт о прогуле/невыходе на работу
- Заполняется «тело» документа в свободной форме. В нем содержатся следующие сведения: ФИО должностного лица, зафиксировавшего происшествие, ФИО свидетелей с наименованием должностей, дата и точное время отсутствия коллеги на рабочем месте, ФИО, должность нарушителя, основной текст
- Внизу листа проставляются подписи с расшифровкой и указанием должностей всех участников процесса.
Что делать дальше?
После всех положенных процедур работодатель решает, какое наказание заслуживает виновный. Это может быть выговор, денежный штраф и даже увольнение. События могут развиваться по 3-м сценариям:
- Если вина подчиненного будет установлена, сотруднику придется искать аргументы, чтобы остаться на службе, если он дорожит должностью
- В случае предъявления доказательной базы ответственность с гражданина полностью снимается. Для этого составляется служебная записка об аннулировании документа о прогуле
- Случается, физическое лицо считает, что его наказали незаконно. Тогда разобраться в проблеме возможно только через вышестоящие правовые инстанции и надзорные органы.