Акт передачи топливной карты.

Если Вы современная, постоянно развивающаяся компания и имеете на балансе несколько автомобилей, то Вам необходимо организовать своевременный и правильный учёт расхода ГСМ.

Что это такое и зачем они нужны

Вы устали от необходимости обработки большого количества чеков с автозаправки, необходимости постоянно выписывать деньги на топливо для Ваших автомобилей и решили навести порядок в его расходовании и учёте. Одним словом Вам нужна топливная карта. Это позволит:

  • оптимизировать бухгалтерскую отчётность, поскольку документы, на приобретение ГСМ, компания получает раз в месяц, по его итогам;
  • упорядочить оформление документов на выдачу топлива водителям;
  • сократить время оплаты горючего на автозаправке;
  • сократить затраты на авто за счёт корпоративных скидок от продавца.

Последовательность действий, в этом случае, проста. Получаете готовые карты у топливной компании и передаёте их свои водителям. Только, нужно правильно всё это оформить. Тут и возникают акты передачи топливной карты.

Виды передаточных документов

Нужно предусмотреть все возможные ситуации, от возникающих со времени заключения договора с продающей организацией, до предоставления пластиковой карты своему работнику. Первое, что нужно сделать – это заключить контракт с организацией, предоставляющей данный вид услуг, а по готовности пластиковых карточек, подписать документ об их передаче. Необходимо отметить, что акты передачи могут составляться в свободном виде, однако, существуют данные, которые обязаны быть учтены. Для того, чтобы акт передачи имел законную силу, необходимо и достаточно наличие в нём:

  • места подписания акта;
  • точной даты составления документа;
  • названия поставщика и потребителя, подписантов документа;
  • личные координаты лиц, подписавших акт;
  • общее число предоставляемых топливных карточек;
  • общий лимит, предоставляемый по конкретной карточке. Либо в натуральном объёме топлива, либо в денежном выражении;
  • банковские реквизиты обеих сторон;
  • тип предоставляемых топливных пластиков.

Считается за правило, изготовленные пластиковые карты вручаются главному лицу, заказавшего их предприятия, непосредственно. После предоставления карточек, заверяется документ об их приёмке-передаче. Он должен быть составлен и подписан в двух экземплярах, имеющих равную законную силу. Один забирает заказчик, а другой остаётся у поставщика нефтепродуктов.

Для бухгалтеров. От того, на каких условиях поставщик предоставляет карты, зависит их налоговый учёт. Если карта передана безвозмездно или в залог, то отражать эту операцию в налоговом учёте не нужно так, как не образуется экономическая выгода. Другое дело, если поставщик передаёт карту за плату. В этом случае её стоимость включите в состав прочих расходов. Топливо нужно принимать по себестоимости, без учёта НДС.

Следующим шагом будет передача полученных карточек работникам, которым предоставлено право пользования этим продуктом. Это позволит все расходы фиксировать на них, а списывать по окончании учётного периода. И здесь необходимость подписания акта, который бы учитывал все нюансы факта такого действия, очевидна. Такой документ должен включать:

  • личные данные водителя авто, которому передаётся карта. Необходимо, чтобы трудовое соглашение с ним был оформлено в более ранние сроки, по сравнению со сроками подписания им акта;
  • указания на правоустанавливающие документы, дающие возможность передачи карточки, например Уставные;
  • причина выдачи топливной карточки, с указанием государственного регистрационного номера автомобиля, шофёру которого она передаётся;
  • атрибуты (тип и номер) топливной карты.

Документ оформляется в двух экземплярах: первый предоставляется работнику, а другой остаётся у работодателя.

Скачать образец акта передачи топливной карты водителю в формате.doc

Скачать образец акта передачи топливной карты водителю в формате.doc

Если Вам приходится расставаться с водителем или в ситуации, когда карта неисправна, её необходимо вернуть. В этом случае следует составить акт таким образом, чтобы он содержал:

  • дату и место возврата;
  • фамилия, имя и отчество водителя автомобиля и данные работодателя;
  • факт возврата карты и её номер;
  • неиспользованный остаток лимита по ней;
  • её исправность, в ситуации, когда она неисправна, следует указать признаки таковой.

По причине неисправности карты или истечения контракта с поставщиком топлива, Вы, также, должны составить и подписать акт передачи топливных карт. В него, помимо всех реквизитов, присущих этим документам, номера и типа, должна быть включена причина возврата карты.

Преимущества использования

Применение пластиковых карточек, для расчётов за используемое горючее, имеет определённые преимущества. Даёт возможность обойтись без выписки подотчётных денежных средств автотранспортным работникам. Сказывается это и на долговечности авто компании так, как они заливают топливо только на известных автозаправках, продающих высококачественные ГСМ. Для оперативного получения информации в компьютерном виде, многие поставщики создают личный кабинет заказчика, что позволяет улучшить учёт и контролировать расходы.

Проще всего применять денежную пластиковую карту. На неё ежемесячно происходит зачисление определённых денежных средств, которые расходуются по мере закупки топлива.

Пластиковые карточки ГСМ – это платёжное средство такое же, как деньги. Поэтому необходимо обеспечить их бережное хранение и осуществлять постоянный контроль за их использованием. Если Ваш работник утратил карточку, то он может быть наказан дисциплинарно. Согласно статье 192 ТК РФ, ему можно объявить выговор или простое замечание. Иногда, это может быть и более строгое наказание такое, как снижение премии.

Необходимо узаконить учетную политику предприятия. Открыть дополнительный забалансовый счёт, на котором будут осуществляться операции по топливным карточкам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий