Ради поддержания корпоративного духа и усиления мотивации руководители предприятий практикуют награждение работников ценными подарками. Зачастую списание средств, потраченных для приобретения подарков, проводится по каким-то другим статьям расходов, но это неверно.
Документального оформление, его порядок
Поскольку процесс дарения считается разновидностью хозяйственной деятельности, он нуждается в правильном оформлении и учете. Это позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Статья 191 Трудового Кодекса Российской Федерации узаконивает право каждого работодателя поощрять трудовые достижения сотрудников вручением подарков. В данной ситуации вещевой подарок эквивалентен денежной премии, следовательно, является частью общей суммы получаемой зарплаты. Соответственно, основанием для получения подарка является не договор о дарении, а трудовой договор.
Также без подписания договора о дарении юридическое лицо может передавать в дар физическим лицам ценностей, не являющихся поощрением за успехи в работе. Это возможно тогда, когда их денежный эквивалент меньше или равен трем тысячам рублей.
В том случае когда цена подарка больше, обязательно заключение письменного договора о дарении согласно пункту 2 статьи 547 Гражданского Кодекса РФ.
Несмотря на то, что возможно дарение подарка стоимостью менее трех тысяч рублей без заключения договора, рекомендуется подписывать такой договор вне зависимости от суммы, чтобы гарантированно избежать претензий налоговых органов в сфере страховых взносов и их доначисления.
В случае массового вручения подарков нецелесообразно составлять большое количество индивидуальных договоров. Достаточно будет заключить коллективный договор, где все получатели поставят свои личные подписи.
После того как подарки вручены, необходимо документально оформить их списание.
То или иное предприятие вправе выработать собственный рациональный алгоритм процесса одаривания и последующего списания матценностей, так как законодательно он не регламентирован. Тем не менее этот процесс должен отвечать требованиям налогового законодательства, нормам ГК, учитывался во время перечисления страхового взноса для пенсионного фонда, отражался в учетных ведомостях предприятия.
Единый унифицированный порядок документального оформления акта на списание подарков не определен каким-либо действующим законом.
Однако пункт 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» гласит, что любое событие хозяйственной деятельности предприятия, коим и является дарение, нужно обязательно оформлять первичным учетным документом.
В данном случае таким документом выступает Акт на списание подарков, поэтому он должен соответствовать требованиям, предъявляемым к любому первичному документу, то есть содержать:
- дату создания;
- название документа;
- название юрлица-дарителя;
- содержание события хозяйственной деятельности;
- сумму;
- название должностей, фамилии, инициалы и подписи ответственных лиц.
Неотъемлемой частью документа является приложенный к нему список сотрудников, получивших подарки.
Комиссия
Процедуру составления акта предваряет формирование специальной комиссии, в которую должно входить три и более человека. Ее состав и алгоритм деятельности утверждается соответствующим приказом руководителя.
Собравшейся комиссии необходимо избрать председателя. Он обязан уведомить всех членов комиссии о том, что факты, информация о которых задокументирована официально, должны быть достоверными, а оглашение заведомо неправдивых сведений наказуемо в соответствии с законом.
Все участники этой комиссии независимо друг от друга проверяют, соответствует ли изложенная в документах информация действительности. Поставив свою подпись, он заверяет ею обнаруженное полное их совпадение.
Если у кого-то из членов комиссии возникли сомнения относительно заявленных цифр, он все же должен подписаться, но обосновать при этом свое мнение в приложении или приписке.
Сопутствующие документы
Первоочередной документ — приказ директора, являющийся основанием для закупки подарков и проведения торжественного мероприятия по их вручению, если таковое планируется.
В нем назначаются состав вышеупомянутой комиссии, ответственные сотрудники, отдается распоряжение приобрести подарки, выдать их и после этого списать, указывается источник финансирования.
Приказ директора также должен в обязательном порядке содержать список одариваемых сотрудников. Их перечень можно оформить как отдельное приложение или даже отдельный приказ.
Следующий шаг — формирование в произвольной форме ведомости о выдаче подарков. Как правило, она представляет собой таблицу, включающую следующую информацию:
- фамилию, имя и отчество сотрудника, получившего подарок;
- название его должности;
- название подарка и его цену;
- графы для проставления подписей и дат.
Подпись, проставленная сотрудником в ведомости является свидетельством получения подарка.
Именно ведомость служит для акта на списание подарков непосредственным основанием. Если же подарок дарится всего одному работнику, она не нужна, все регламентируется приказом директора.
Если совокупная стоимость подарков от организации одному человеку превысит на протяжении календарного года четыре тысячи рублей, с нее нужно будет заплатить НДФЛ за исключением случаев, указанных в пункте 8 статьи 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.
Правильно оформленные приказ руководителя, ведомость и акт списания на подарки, а также их грамотный учет позволит проявить добрую волю, позаботиться о сотрудниках и предотвратить неприятные неожиданности во время проверок.