В общем документообороте акты занимают не самый большой объём. Но делопроизводителю важно понимать предназначение и правила составления этих документов. Узнайте чёткие критерии, которым должен соответствовать любой документальный акт.

Акт: что это такое?

Вам в руки попал документ, который нужно классифицировать для регистрации. Вы впервые видите такую форму. Чтобы правильно определить раздел канцелярии, к которому относится бумага, нужно вникнуть в её суть. Актом называется документ:

• составленный по результатам проделанной работы;
• подтверждающий установленные факты;
• подписанный группой лиц (комиссией).

Если все три признака совпадают, значит у вас в руках акт о комиссионных выводах по определённому поводу.

Документы могут приходить в бумажном и электронном виде. Электронный акт также должен отвечать перечисленным признакам. Он подлежит регистрации в списке документов, пришедших на электронную почту.

Ключевые характеристики актов

Документ распечатывается на бланке или на чистом листе формата А4. Весь текст можно разделить на составляющие. Они называются реквизитами. Согласно указаниям ГОСТ Р 6.30-2003 в число обязательных реквизитов входят:

• название вида документа;
• место со­ставления;
• дата, индекс;
• наименование ответственной организации и её подраз­делений;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть (содержательная);
• подписи членов комиссии;
• подписи лиц, упомянутых в акте;
• указание числа экземпляров и их адресаты.

Текст акта делится на три части. Во введении указывается документ, на исполнение которого осуществляется действие, и составляется акт. Затем следует перечень лиц, которые входят в состав комиссии с указанием их должностей. Соблюдается такая очерёдность: глава комиссии, её члены и присутствующие должностные лица.

Констатирующая доля текста передаёт суть выполненной работы. Указываются сроки её проведения, цели и главные задачи, которые были поставлены перед членами комиссии. Описываются методики, которыми пользовались назначенные лица, и сущность установленных фактов. Приводятся результаты, которых удалось добиться.

В последней части отражаются сделанные выводы. Могут излагаться предложения отдельных членов комиссии или всего органа. Предъявляются требования к должностным лицам или персоналу. В некоторых случаях вносятся рекомендации. Эта часть акта не обязательна. Документ может закончиться на констатации факта, который был исследован комиссией.

Только подписанный акт может регистрироваться. Проверьте наличие подписей всех членов комиссионного органа и его председателя. Первой должна стоять подпись главы комиссии. В алфавитном порядке их фамилий ниже располагаются подписи членов.

Разновидности актов

Актироваться могут выводы комиссий, которые действуют на постоянной основе или созданы специально для выполнения определённых действий. Отличают акты по виду предназначения. Они составляются для решения таких задач:

• ревизия или обследование объекта;
• инвентаризация имущества;
• ликвидация подразделения или передача дел новому руководству;
• передача материальных ценностей;
• утилизация предметов, вышедших из употребления;
• расследование несчастных случаев;
• испытание изделий или оборудования;
• сдача объектов в эксплуатацию.

Для унификации актовых документов созданы специальные формы. Они соответствуют требованиям ГОСТа. Например, предлагаются формы актов по ликвидации предприятий, для передачи ценностей или проверки архивных дел.

Особенности оформления некоторых актов

Есть случаи, когда акты требуют утверждения. Только после этого они получают юридическую силу. К таким относятся, например, акты на списание документов, срок хранения которых истёк. После комиссионного подписания он утверждается руководителем организации. Кроме подписи и резолюции может ставиться печать.

Все лица, упомянутые в документе, должны расписаться в ознакомлении с ним. Это касается лиц, которым даются письменные рекомендации или указания, делаются замечания.

Практическая необходимость определяет количество нужных экземпляров. Копии актов могут получить глава и все члены комиссии, подразделения, работа которых проверялась. В нижней части документа должно быть указание всех организаций, в которых хранятся копии. Количество экземпляров может быть оговорено в нормативных документах, которые нормируют работу комиссии.

Зарегистрированные акты редко формируются в канцелярские дела. Они подшиваются в паки по направлениям определённой деятельности. Копии прикладываются к документации тех проектов, которые упоминаются в тексте. Электронный акт, пришедший на почту, распечатывается и регистрируется, как корреспонденция, входящая в цифровом виде.

Требования к оформлению

Основным требованием является соблюдение ГОСТа. Если акт оформляется на общем бланке организации, все реквизиты смещаются вниз. Весь текст печатается с отступом от левого поля. Исключением является название документа. Оно печатается по центру жирным шрифтом с разрядкой (А К Т). Заголовок начинается с предлога «Об» или «О» (например, О списании…, О передаче…, Об оформлении…).

Обязательным является точное указание места и даты актируемого события. В документе должны отражаться только факты, которые имели место. Не должно быть размышлений или предположений. Лица, входящие в состав комиссии несут ответственность за качество изложения информации.

Любой член комиссии, не согласный с изложением в акте, может написать собственное мнение. Для этого на отдельном листе бумаги он собственноручно пишет всё, что считает необходимым. Лица, не входящие в состав комиссии, не имеют права оставлять собственное мнение по поводу составленного акта.