Как должен действовать кадровик, если работник сменил фамилию. В какие документы вносятся изменения.

При смене работником фамилии требуется внести измененные данные в его личную документацию на предприятии, согласно законодательству. Все эти действия входят в обязанности кадровика, и ему необходимо исполнить их согласно установленному порядку.

Как действовать кадровику при смене фамилии работником

Вне зависимости от причин смены фамилии сотрудником предприятия, кадровику необходимо правильно внести все изменения в текущую документацию.Сначала работник в обязательном порядке заполняет заявление о необходимости изменить его фамилию в документах. Дополнительно прилагает копию бумаги, подтверждающей, что ФИО действительно претерпело изменения.

К примеру, если смена фамилия связана с замужеством сотрудницы, значит, она предъявляет новый экземпляр паспорта и свидетельство о регистрации брака.

Затем кадровик должен направить это заявление руководителю предприятия. Последний ставит на бумаге резолюцию. После этого заявление возвращается кадровику. Он проводит регистрацию бумаги в документообороте. Затем требуется оформить приказ, касающийся внесения новой информации в учетную документацию. С этой бумагой должны ознакомиться непосредственно работник и руководитель, поставив на приказе свои подписи.

Оформляя приказ, указывая, куда именно будут внесены изменения, необходимо отмечать, что новая информация касается именно учетных документов.

Не стоит писать, что изменения вносятся в данные из-за того, что менять подобную информацию в полномочия кадровика не входит.

После получения заявлений, бумаг и подписей, кадровик может начинать вносить изменения в нужную документацию:

1. Договор между предприятием и сотрудником. Достаточно составить соглашение с отражением всей актуальной информации о сотруднике;
2. Трудовая книжка. На первом ее листе требуется зачеркнуть предыдущую фамилию единой черточкой и сверху написать новую. Внутри обложки требуется отметить, на каком основании внесены изменения. Дополнительно рекомендуется написать обновленные данные паспорта работника. В завершении ставится дата указания новых данных, подпись кадровика и печать;
3. Личная карточка. Изменение фамилии происходит так же, как описано для трудовой книжки. Все старое зачеркивают, новое указывают, отмечают, на основании каких документов вносится новая информация. Дополнительно стоит добавить в дело копии личных документов работника, включая паспорт и ИНН.

Обновленную информацию может потребоваться внести в лицевой счет сотрудника, график его отпусков и табель, который используется для учета рабочего времени.

По закону не обязательно заключать новый договор с рабочим, изменившим ФИО.

Но оформленное специальное соглашение позволит избежать сложностей и проблем в будущем.

Дополнительно никаких изменений в документацию вносить не требуется. Работа кадровика по внесению новой информации в бумаги сотрудника предприятия из-за смены фамилии закончена.