Оформление и учёт проезда сотрудниками в общественном транспорте.

Задачей начальства является не только организация прибытия и отбытия сотрудников с места работы. Очень важно правильно рассчитать и оформить расходы на оплату билетов в бухгалтерском балансе. Такие траты должны быть обоснованы, чтобы не возникало претензий у налоговой инспекции.

Как может оплатить работодатель работнику проездной билет?

Работодатели могут возмещать потраченные средства на проезд. Причем делают они это двумя способами:

Покупают единый проездной билет или, в зависимости от потребностей, на конкретный вид транспорта;
Оплачивают уже по факту приобретенные билеты.

Но как отразить эти расходы в нормативной документации?

Способы оплаты.

Руководство организации лично выбирает варианты возмещения стоимости проезда для работников. Если принято решение выплачивать компенсацию за самостоятельно приобретенные билеты, то начислить ее смогут лишь после заявления сотрудника и приказа начальства.

Выдача проездных билетов производится под роспись сотрудника. После окончания срока действия билеты необходимо возвращать в кассу. Изначально билеты поступают в кассу. За их сохранность ответственность несёт кассир.

Чтобы отразить движение билетов, открывается специальная ведомость. Компания сама может подготовить такой нормативный акт, при этом он должен содержать все необходимые по закону реквизиты.

Полный список работников, которые имеют право пользоваться проездными квитанциями, утверждается начальством или трудовым договором.

При этом каждый билет не закрепляется за конкретным сотрудником. Он просто выдаётся по надобности с обязательным возвратом. Оговаривать нужно сроки и способы хранения, а также использовать билет лишь для поездок в служебных целях.

Счета для отражения движения билетов.

Сумма компенсации:

  • Счёт 73 «расчёты с персоналом по иным операциям».

Начисление:

  • Дебет 26, кредит 73.

Выплата:

  • Дебет 73, кредит 50.

Выдача денег из кассы подтверждается расходным кассовым ордером, составленным в соответствии с законом.

Проездные билеты являются денежным документом. Поэтому их приобретение организацией отображается в балансе на дополнительном счёте «Проездные документы».

Как упростить работу бухгалтерии?

Самая выгодная ситуация-централизованная покупка билетов и последующая их раздача сотрудникам. Если осуществлять покупку за безналичный расчет, то оплата производится без комиссии.

После покупки карт бухгалтерия получит необходимый набор документов:

  • Договор (при надобности);
  • Счёт-фактура на залоговую стоимость карточек;
  • 2 экземпляра накладных-для покупателя и продавца;
  • Отчёт и реестр о принятых платежах (для возмещения стоимости билетов).

Чтобы получить нужные документы, достаточно отослать электронное письмо с вкладкой «оформить отчётность» и адресом почты.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий